Registratori di cassa e Pos, come funziona il collegamento online

L'Agenzia delle Entrate ha recentemente attivato un servizio innovativo per il collegamento tra registratori telematici (RT) e strumenti di pagamento elettronico (POS), un passo significativo verso la digitalizzazione delle procedure fiscali in Italia.

Questo collegamento, reso obbligatorio dalla Legge di Bilancio 2025 per tutte le operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2026, rappresenta un'evoluzione importante nel modo in cui le attività commerciali gestiscono i pagamenti e le transazioni.

Registratori telematici e POS: via all'abbinamento virtuale

Il nuovo servizio non richiede un collegamento fisico tra i registratori telematici e i POS, ma un abbinamento virtuale tramite un'apposita piattaforma online. Gli esercenti possono accedere a questo servizio nell'area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, nel portale “Fatture e Corrispettivi”. Qui, attraverso la funzione "Gestione collegamenti", è possibile associare la matricola del registratore telematico, già censito nell’Anagrafe tributaria, con i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui il titolare è in possesso.

Per effettuare il collegamento, l'esercente deve seguire alcuni semplici passaggi:

• Accesso al portale: accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” dell'Agenzia delle Entrate.
• Selezione del registratore telematico: scegliere la matricola del registratore telematico dal proprio elenco.
• Associazione con il POS: selezionare il POS da abbinare. L'Agenzia fornisce un elenco degli strumenti di pagamento elettronico che il titolare ha comunicato in precedenza.
• Indirizzo dell’unità locale: indicare l'indirizzo dell'unità locale dove il collegamento sarà utilizzato, facilitando così la gestione delle comunicazioni.

Questa procedura è resa accessibile anche agli intermediari, che possono assistere gli esercenti nella registrazione.

Quali sono le scadenze?

Per garantire una transizione fluida verso il nuovo sistema, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito scadenze specifiche. Gli esercenti che utilizzano strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 hanno 45 giorni, cioè fino al 20 aprile 2026, per completare la registrazione. Per nuovi POS, l'abbinamento deve essere effettuato entro il sesto giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità dello strumento, e comunque entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Per facilitare l’uso del servizio, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione una guida operativa dettagliata. Questa guida include immagini e tabelle che illustrano i passaggi necessari per completare l'abbinamento. Inoltre, sono disponibili FAQ che affrontano vari argomenti, come la possibilità di collegare lo stesso strumento di pagamento a più registratori telematici o l'esclusione dall'obbligo per esercenti che utilizzano il POS solo per operazioni esonerate dall’obbligo di emissione del documento commerciale.

Qual è il ruolo dei POS nei pagamenti elettronici?

Oggi gli esercenti sono sempre più incentivati a utilizzare strumenti moderni per la gestione delle transazioni. Il pagamento elettronico è preferito da molti consumatori, rendendo fondamentale per i commercianti avere a disposizione dispositivi POS efficienti e aggiornati. Gli esercenti possono scegliere tra POS fisici, che leggono le carte, e POS virtuali, che autorizzano i pagamenti online in modo sicuro.

Due le tipologie di POS esistenti:

• POS Fisici: Dispositivi hardware che consentono di effettuare pagamenti tramite carte di credito, debito o prepagate. Includono anche i "SoftPOS", che trasformano dispositivi come smartphone e tablet in terminali di pagamento.
• POS Virtuali: Strumenti che gestiscono i pagamenti su internet, offrendo una soluzione sicura per le transazioni online.

Collegamento POS e registratori di cassa: normative e obblighi di registrazione

Il collegamento tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico è di tipo "logico", il che significa che gli esercenti devono registrare il collegamento una sola volta, salvo modifiche future. Non sono inclusi nelle disposizioni i corrispettivi certificati tramite distributori automatici o per operazioni esonerate dalla certificazione, come la vendita di tabacchi.

Tuttavia, se un esercente utilizza lo stesso POS per incassare sia corrispettivi soggetti a certificazione sia esonerati, deve comunque registrare il collegamento. Se un POS è utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate, non è necessario collegarlo, ma l'esercente deve dichiarare tale utilizzo.